BaSIA - Systeme d'Indexation des Archives Base de données

Tutoriel-outils pour les relevés

Tout ce qu’il faut pour commencer à indexer des registres dans BaSIA : les étapes, les règles et les aides à la lecture des documents.

1
Créer un compte
Un compte permet de réserver des registres, de se connecter au programme ASIA et d’envoyer des index.
Inscrivez-vous
2
Choisissez et réservez un registre
La carte montre ce qui est déjà indexé et ce qui attend. Une réservation dure un mois et peut être renouvelée.
Carte et liste des registres · Réservation
3
Téléchargez le programme ASIA
Dans le programme, vous parcourez les numérisations de Szukajwarchiwach et saisissez les données – connectez-vous avec le même compte.
Télécharger ASIA
4
Indexez
Saisissez les données de chaque acte selon les règles ci-dessous. Marquez les numérisations sans information comme « pas de données ».
Règles d’indexation
5
Envoyez l’index
Envoyez depuis le programme l’index terminé de toute l’unité. L’administrateur le vérifie et l’ajoute à la base – il apparaîtra dans « Derniers ajouts ».

Écrivez les noms de famille tels qu’ils figurent dans le document.
Dans les prénoms, on peut corriger les fautes et surtout développer les abréviations, p. ex. Mar. – Martinus, Fr. – Franciscus, St. – Stanislaus.
Plusieurs noms ou prénoms peuvent être séparés par un court mot de liaison (« ur. », « geb. », « I voto » etc.) ou des parenthèses – l’important est qu’il y ait un espace entre les mots.
Si une information manque dans le document (p. ex. le prénom d’un enfant mort-né), laissez le champ vide – vous pouvez le noter dans le commentaire.
Reliez un acte réparti sur deux numérisations avec l’option « relier les numérisations » (clic droit sur la numérisation).
Marquez comme « pas de données » les numérisations sans information propre (premières et dernières pages, « secondes » pages des mariages).
Marquez tous les actes d’état civil tenus par les paroisses comme actes paroissiaux, et non comme actes de l’état civil (USC).

	nom de famille
	prénom et nom
	« ? » à la place du nom – nom inconnu, seul le prénom est recherché (de préférence avec un lieu ou des années)
	uniquement cette orthographe exacte du nom – un pourcentage plus bas trouve aussi des orthographes proches
	après une virgule, des années – seulement les actes de ces années (ou d’une seule année : 1880)
	après une virgule, une localité, éventuellement avec un rayon – actes de celle-ci et des environs
	deux personnes dans un même acte, p. ex. des mariés ou un enfant et sa mère
	tout ensemble – un mariage de 1884 à Długa Goślina