Baza Systemu Indeksacji Archiwalnej

Regulamin serwisu BaSIA

Obowiązuje od 27 października 2026

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z serwisu BaSIA – Baza Systemu Indeksacji Archiwalnej, dostępnego pod adresem basia.famula.pl (dalej: „Serwis”). Jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Serwis prowadzi Piotr Skałecki (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe, w tym adres e-mail będący punktem kontaktowym dla użytkowników i organów, znajdują się na stronie Kontakt. Kontakt jest możliwy w języku polskim i angielskim.
3. Serwis udostępnia wyszukiwarkę indeksów akt metrykalnych, akt stanu cywilnego i innych dokumentów archiwalnych, sporządzanych przez wolontariuszy, oraz narzędzia do ich tworzenia (aplikacja ASIA, rezerwacja jednostek, dodawanie ksiąg z serwisu szukajwarchiwach.gov.pl).
4. Korzystanie z Serwisu jest bezpłatne. Przeglądanie i wyszukiwanie nie wymaga zakładania konta.
5. Do korzystania z Serwisu potrzebne jest urządzenie z dostępem do internetu i aktualna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies, a do założenia konta – aktywny adres e-mail. Do indeksowania służy aplikacja ASIA dla systemu Windows.

§ 2. Konto użytkownika

1. Konto umożliwia m.in. indeksowanie i rezerwowanie jednostek, korzystanie ze schowka, filtrów nazwisk, powiadomień o nowych wpisach („Moje nazwiska”) oraz pobieranie wyników.
2. Konto może założyć osoba, która ukończyła 16 lat. Założenie konta wymaga podania imienia, nazwiska, adresu e-mail, nazwy użytkownika i hasła oraz akceptacji Regulaminu. Z chwilą aktywacji konta (potwierdzenia adresu e-mail) zostaje zawarta umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną na czas nieokreślony.
3. Użytkownik podaje prawdziwe dane i nie udostępnia hasła innym osobom. Jedna osoba może mieć jedno konto.
4. Imię i nazwisko użytkownika są widoczne publicznie przy zindeksowanych przez niego wpisach, na liście indeksujących i w jego profilu.
5. Użytkownik może w każdej chwili rozwiązać umowę, prosząc Administratora o usunięcie konta. Zindeksowane wcześniej wpisy pozostają w Serwisie (§ 3).
6. Administrator może rozwiązać umowę z zachowaniem 14-dniowego terminu wypowiedzenia, informując użytkownika e-mailem, a w razie rażącego naruszenia Regulaminu – zablokować konto ze skutkiem natychmiastowym. Konta nieaktywne (bez logowania) przez ponad 3 lata mogą zostać usunięte po wcześniejszym powiadomieniu e-mailem.

§ 3. Indeksacja i treści dodawane przez użytkowników

1. Indeksujący przepisuje dane z udostępnionych przez archiwa skanów możliwie wiernie i rzetelnie, zgodnie z instrukcjami dostępnymi w Serwisie.
2. Rezerwacja jednostki jest czasowa. Jednostki niezindeksowane w terminie mogą zostać udostępnione innym użytkownikom.
3. Przesyłając indeksy, komentarze lub dane o księgach (np. przez aplikację ASIA lub zakładkę „Dodaj do BaSIA”), użytkownik udziela Administratorowi nieodpłatnej, niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo licencji na korzystanie z nich na następujących polach eksploatacji:
   1. utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką, w tym wprowadzanie do pamięci komputera i baz danych,
   2. publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym – w Serwisie i poza nim, w tym w postaci plików do pobrania,
   3. rozpowszechnianie, w tym przekazywanie partnerom projektu, archiwom, towarzystwom genealogicznym, innym serwisom genealogicznym oraz instytucjom i projektom naukowym,
   4. opracowywanie – poprawianie, łączenie z innymi danymi, tłumaczenie, tworzenie zestawień i publikacji,
   5. wykorzystanie w nowych funkcjach i narzędziach Serwisu, także tych, które powstaną w przyszłości.
   Administrator może udzielać dalszych licencji (sublicencji) w tym samym zakresie. Licencja nie wygasa po usunięciu konta.
4. Postanowienie ust. 3 obejmuje także indeksy i dane przesłane przed wejściem Regulaminu w życie.
5. Użytkownik upoważnia Administratora do decydowania o sposobie oznaczania autorstwa indeksów, w tym przy ich przekazywaniu innym podmiotom, oraz do dokonywania w nich zmian i opracowań. Administrator, w miarę możliwości, oznacza autorstwo indeksów imieniem i nazwiskiem indeksującego.
6. Użytkownik zachowuje prawo do korzystania z własnych indeksów. Przy udostępnianiu indeksów dotyczących osób, które mogą żyć, Administrator przestrzega przepisów o ochronie danych osobowych.
7. Użytkownik odpowiada za treści, które przesyła, i oświadcza, że ma do nich prawo. Jeżeli osoba trzecia wystąpi przeciwko Administratorowi z roszczeniem dotyczącym tych treści, użytkownik zwolni Administratora z odpowiedzialności i pokryje uzasadnione koszty, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
8. Zabronione jest dodawanie treści nieprawdziwych, obraźliwych, bezprawnych lub naruszających prawa innych osób oraz celowe wprowadzanie błędnych danych. Administrator może takie treści poprawić lub usunąć, a konto naruszające Regulamin zablokować.

§ 4. Baza danych i korzystanie z danych

1. Administrator jest producentem bazy danych BaSIA w rozumieniu ustawy o ochronie baz danych i przysługują mu prawa do bazy jako całości. Pobieranie lub wtórne wykorzystanie całej bazy albo jej istotnej części wymaga zgody Administratora.
2. Wyniki wyszukiwania można wykorzystywać do własnych badań genealogicznych i historycznych, także w publikacjach, z podaniem źródła: „BaSIA – Baza Systemu Indeksacji Archiwalnej” oraz sygnatury archiwalnej.
3. Zabronione jest masowe, automatyczne pobieranie danych z Serwisu (np. przez roboty) oraz udostępnianie bazy lub jej znacznych części w innych serwisach bez zgody Administratora.
4. Indeksy są pomocą w dotarciu do źródeł i mogą zawierać błędy. Wiążąca jest treść oryginalnego dokumentu przechowywanego w archiwum. Skany dokumentów pozostają w zasobach archiwów i podlegają ich zasadom udostępniania.

§ 5. Wsparcie Serwisu

1. Użytkownicy mogą dobrowolnie wesprzeć utrzymanie i rozwój Serwisu albo poszczególnych indeksujących (np. przez buycoffee.to lub buymeacoffee.com).
2. Wsparcie jest darowizną – nie jest opłatą za korzystanie z Serwisu i nie wiąże się z żadnym świadczeniem w zamian.

§ 6. Zgłaszanie treści, reklamacje i odwołania

1. Każdy może zgłosić treść, która jego zdaniem jest nielegalna lub narusza Regulamin (np. błędne lub obraźliwe dane, naruszenie prywatności osoby żyjącej). Zgłoszenie należy wysłać e-mailem (strona Kontakt), podając adres strony lub opis wpisu, wyjaśnienie, dlaczego treść jest nielegalna lub niezgodna z Regulaminem, oraz swoje dane kontaktowe.
2. Reklamacje dotyczące działania Serwisu można składać w ten sam sposób, opisując problem.
3. Administrator rozpatruje zgłoszenia i reklamacje w terminie 14 dni i informuje o rozstrzygnięciu e-mailem.
4. Usuwając treść użytkownika lub blokując konto, Administrator informuje użytkownika o tym i podaje uzasadnienie. Użytkownik może się od tej decyzji odwołać w trybie ust. 1–3.

§ 7. Odpowiedzialność i prowadzenie Serwisu

1. Administrator dokłada starań, aby Serwis działał poprawnie, ale nie gwarantuje jego nieprzerwanej dostępności ani bezbłędności danych. Serwis może być czasowo niedostępny, np. z powodu prac technicznych.
2. Administrator nie odpowiada za skutki wykorzystania danych z Serwisu ani za treści stron zewnętrznych, do których prowadzą odnośniki (m.in. skany w serwisie szukajwarchiwach.gov.pl).
3. Administrator może zmieniać, rozwijać i wyłączać funkcje Serwisu, a także zakończyć jego działalność – o zakończeniu działalności informując użytkowników z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.
4. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani przypadków, w których wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa.

§ 8. Dane osobowe i pliki cookies

1. Administratorem danych osobowych użytkowników jest Administrator Serwisu (§ 1 ust. 2).
2. Dane podane przy rejestracji oraz dane o aktywności w Serwisie (np. zindeksowane wpisy, rezerwacje, adres IP) są przetwarzane w celu założenia i prowadzenia konta oraz świadczenia usług Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a także w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, ochrony przed nadużyciami i obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Adres e-mail służy do aktywacji konta, odzyskiwania hasła, powiadomień zamówionych przez użytkownika oraz kontaktu w sprawach Serwisu. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane w celach marketingowych.
4. Odbiorcami danych mogą być podmioty, które technicznie obsługują Serwis na zlecenie Administratora – dostawca serwera (hostingu) i dostawca poczty elektronicznej – wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług.
5. Dane są przechowywane przez czas posiadania konta, a po jego usunięciu – w zakresie niezbędnym do oznaczenia autorstwa zindeksowanych wpisów (imię i nazwisko) oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
6. Użytkownik ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu, a także prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Serwis używa plików cookies niezbędnych do działania (sesja logowania, zapamiętanie wybranego języka strony i wyboru dotyczącego cookies) oraz pamięci przeglądarki do zapamiętywania ustawień wyszukiwania. Te pliki nie wymagają zgody.
8. Wyłącznie za zgodą odwiedzającego Serwis wczytuje Google Analytics (statystyki odwiedzin; Google Ireland Ltd.). Usługa używa własnych plików cookies, a dane mogą być przekazywane do USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework). Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać w „Ustawieniach cookies” w stopce strony.
9. Mapy w Serwisie korzystają z serwerów OpenStreetMap, a niektóre biblioteki programistyczne są wczytywane z publicznych serwerów (CDN); przy tym do tych serwerów trafia adres IP przeglądarki.

§ 9. Postanowienia końcowe

1. Administrator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, wprowadzenia nowych lub zmiany istniejących funkcji Serwisu, zmiany sposobu jego prowadzenia, potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa lub przeciwdziałania nadużyciom.
2. O zmianach zarejestrowani użytkownicy zostaną poinformowani w Serwisie lub e-mailem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może w tym czasie rozwiązać umowę (§ 2 ust. 5); dalsze korzystanie z konta po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego. Nie ogranicza to praw konsumentów wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.